本站原创如何管理你的文档

1、文档的基本分类

• 文件内容来区分的文书档案、科技档案、会计档案、人事档案；

• 按载体形态来区分的声像档案、电子档案、实物档案

2、整理

原则： 以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。

方法：

（1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在  你的手边，随手可取。

（2）把暂时不用的文件移走。

（3）建立文档编号，按部门、性质、时间、年份等。

（4） 归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。

（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。

3、存储

  普通文件：文件柜、箱 

  电子文件： 硬盘  光盘

  原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全；档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。 案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。

（4）更新和使用

   定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外）

让你的档案更加有效的小秘诀：

（1）使用大写、清楚的字母标示档案。

（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。

（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。

（4）为大型的资料建立索引。

5、保密文档的管理

本卷情况说明：（共--页）（年度＋部门＋文件分卷名）

查阅权限：—— （级）以上人员或经————（主管）同意

保存期限：自  年  月至   年  月

保密文件的传递：

要求填写相关表格，并经过主管签字方可进行传递。传出方及接收方都需要签字确

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