行政工作统筹管理

职业素养学习系列

 

行政工作统筹管理

 

主 讲：实战管理训练专家  舒薇

 

课程时间地点：8月27-28日 广州                             

课程费用：4200元/人

 

课程对象：望提升行政管理能力的职业人士，如：行政经理/主管、办公室主任、行政秘书/助理。

 

 

 

课程收获

1、帮助学员转变观念，用全新的角度审视行政管理工作；

2、了解行政统筹管理的领域，掌握基本的工作思路；

3、学会制作与运用行政事务管理工具，保证管理效能和执行力；

4、运用管理机制等方法来协调部门关系，从而有效配置资源；

5、学会用项目管理的思路来统筹大型任务（如年会、会议等），体现枢纽的价值。

 

 

课程特色

1、全新视角：重新审视行政管理工作，完成管家型到枢纽型，事务型到统筹型的转换；

2、现场根据学员现场提出的问题，做出积极的反应和判断，提供有效的解决方案或有说服力的案例供学员借鉴，令学员在有限的时间内提高解决问题的能力，进而形成科学、系统的思维方法。

 

 

 

课程大纲

【第一天上午】

一、关于行政统筹的基本认知

1、当前环境下行政管理的转型

（1）从管家型到枢纽型

（2）从经验管理到科学管理

（3）从被动执行到主动推进

2、行政统筹的绩效价值

（1）协调的功能

（2）优化的功能

（3）执行的功能

（4）服务的功能

3、行政管理工作的困扰及其应对

（1）工作内容和效果的无形性

（2）任务的被动性和突发性

（3）外界对其管理效果评价的主观性

（4）管理特征的政策性和协调性

4、行政统筹管理的领域

（1） 硬件—办公环境、办公设施、后勤资源

（2）软件—管理效率、工作流程、预见性管理

（3）人员—工作心态、服务意识、习惯、个性

5、审视行政部门存在的价值

（1）努力发现业务部门的需求- 避免被边缘化

（2）努力满足企业运作的核心需求－被高层所依赖

（3）努力创造企业和业务部门的需求－凸显自身价值

【第一天下午】

二、企业运营的统筹管理

1、事务性工作的统筹管理体系

（1）建立管理法规

（2）量化管理标准

（3）制作点检工具

（4）完善抽查记录

2、办公环境的统筹管理

（1）办公环境管理的特点和难点

①繁杂、琐碎

②突发性、被动型

（2）如何保证管理的有效性

①使任务可视化－除去感觉和经验导致的盲区

②制作管理工具－降低检查和监督的成本

③建立工作标准－保证执行过程的可操行性

（3）有效管理标准的特征

①可衡量－能够量化到点

②可检验－不能产生争议

③可追溯－便于检查监督

（4）管理效果的检验

①复杂的事情简单化

②简单的工作流程化

③让经验可以复制

④降低对人的依赖

演练：行政事务管理工具的演示及制作

案例：洗手间管理文化

3、其他行政事务的管理规范

（1）饭堂管理规范（作业、卫生、安全、采购）

（2）保安管理规范（培训、安全、工作标准）

（3）公务车管理规范（司机培训、考核）

（4）前台管理规范（礼仪、标准化）

【第二天上午】

4、会议筹划与管理

（1）会议的行政筹划与准备

①企业会议类型

②各类会议的筹划要点

③会议席位的礼宾次序

④为效果服务的几种会场模式

（2）行政例会效果的管理与控制

①摩氏会议效果评鉴法

②科学的会议纪要模板

③会议决议的跟进和督办

三、跨部门工作任务的统筹管理

1、行政沟通协调的困扰和难点

（1）垂直指挥系统的作用有限，缺乏强制力

（2）职能分工不合理，导致部门利益冲突

（3）职权划分不清晰,有责任盲点或空白区

（4）组织资源稀缺，导致无序竞争和掠夺

（5）人性的弱点---尽可能把责任推给他人

2、科学管理的思路与方法

（1） 科学代替经验，用清晰的工作流程避免责任的盲区

（2）理性代替感性，用清晰的任务划分避免部门间推诿

（3） 高效率代替随意性，用重组和优化手段避免工期延误

3、情景演练：企业年会统筹策划案、科学的会议统筹流程

（1）分解任务－使大型任务变成每一项清晰具体的活动

（2）制作工作包－明确各协作部门的管理责任和资源配置

（3）制作管理网络图－各项任务的完成时限和相互制约的关系清晰化

（4）关键任务管理— 保证监督检查和特殊问题统筹到位

【第二天下午】

四、有效的行政沟通与协调

1、构建企业的沟通网络—提升部门管理威信

（1）建立清晰的管理系统－明确企业的汇报关系

（2）健全正式沟通路线－保证信息的权威性和严肃性

（3）建立正向的沟通渠道－传递公司的文化和管理主张

2、有效的对上沟通－获得领导信任

（1）学会听懂上级说话，不要想当然

（2）问好问题，了解领导的真正需求

（3）有效表达，提高建议的采信率

（4）积极互动，引导上级的正确思路

（5）主动补台，适应不同上级的行为风格

（6）严格职场操守，不参与办公室政治

（7）承接任务三步骤

（8）工作汇报四原则

（9）接受指令五步法

3、有效的横向沟通－获得他人支持

（1）用好非职务权力，增强个人影响力

（2）分析对方的利益，启动对方需求

（3）踩住对方的动力点，销售你的主张

（4）了解并消除对方顾虑，促使对方参与

（5）衡量双方优先级，找到最大公约数

五、行政管理案例和工具、课程内容总结与回顾

 

专家简介

实战管理训练专家  舒薇

 

实战经验

具有20余年企业管理经验以及讲师经验，长期致力于客户服务管理、人力资源管理、员工培训管理工作，属于实战性讲师。曾任香港上市公司副总经理、培训总监、人力资源总监、行政总监等职务。

 

专业背景

工商管理学博士，早年任教于国内著名商学院。

 

授课特点

善于借鉴国外先进的培训理念和培训技巧，高效调动各种类学员参与互动，课堂气氛活跃；思路清晰，逻辑严谨，语言富有感染力。

 

主讲课程

客户服务的管理与投诉处理技巧、从防患未然到亡羊补牢－客户服务管理、服务团队的建设与管理、抱怨是金－客户投诉的管理与处置……

 

服务客户

西门子、万科、美的集团、雅居乐、联想集团、南方电网、南方航空、中国移动、中国电信、中国银行、工商银行、松下电器、本田、中兴集团……

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

联系方式：中企联企业培训网 咨询电话：010-62885261 传真：010-62885218 联 系 人：潘洪利 13051501222 电子邮箱：phL568@163.com 网 址：www.zqLpx.com